информация о порядке выдачи, приостановлении или отмене действия сертификатов соответствия

Порядок выдачи, приостановления, отмены или сокращения области сертификации, внесения изменений в сертификаты соответствия

 

Решения о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия, приостановлении, сокращении или расширении области действия, отмене действия соответствия принимается Советом по сертификации органа по сертификации (далее – Совет).

Решение о выдаче сертификата соответствия принимается Советом в срок, не превышающий 14 дней с момента предоставления организацией-заявителем свидетельств об устранении несоответствий (в случае их установления), а в иных случаях - после составления отчета по сертификационному аудиту (не позднее 15 рабочих дней после завершения аудита) и доклада руководителя команды по аудиту на Совете о результатах аудита и возможности выдачи сертификата соответствия на систему менеджмента организации-заявителю. 

В соответствии с ТКП 5.1.05-2012 «Сертификация систем управления. Основные положения», а также Руководством по системе менеджмента органа по сертификации государственного предприятия «РЦОТ Минтруда и соцзащиты» орган по сертификации может временно приостановить (не более чем на 90 дней) действие сертификата соответствия на систему менеджмента в случаях:

выявления существенных несоответствий при инспекционном контроле;

не устранения в течение 60 дней выявленных при инспекционном контроле несоответствий требованиям ТНПА на систему менеджмента;

появления обоснованных претензий и жалоб к безопасности и качеству продукции со стороны потребителей, связанных с нарушением законодательных и обязательных требований;

постоянного не достижения результативности системы менеджмента и ее процессов;

нарушения правил применения сертификата соответствия, предусматривающих его использование строго в той области деятельности, на которую он получен, и/или в течение срока действия сертификата соответствия;

нарушения правил применения знака соответствия сертифицированной системы менеджмента;

несоблюдения требований НПА и ТНПА, распространяющихся на деятельность организации-заявителя;

просьбы сертифицированной организации-заявителя о приостановлении действия сертификата соответствия.

Организация-заявитель имеет право прекратить действие сертификата соответствия в течение срока его действия по письменному обращению в орган по сертификации.

Орган по сертификации может сократить область действия сертификата соответствия, если эта область не соответствует требованиям ТНПА на систему менеджмента.

Орган по сертификации имеет право отменить действие сертификата соответствия на систему менеджмента, если организацией-заявителем не устранены несоответствия, выявленные при предыдущем аудите, если несоответствия не устранены в период приостановления сертификата соответствия, если имеются случаи систематического несоблюдения требований НПА и ТНПА, относящихся к деятельности организации-заявителя, а также в случае отказа организации-заявителя от инспекционного контроля и (или) оплаты его проведения.

Сертификат соответствия на систему менеджмента может быть отменен органом по сертификации в случае прекращения деятельности организации-заявителя – владельца сертификата соответствия как юридического лица. Отмена сертификата соответствия в этом случае происходит с момента прекращения деятельности организации-заявителя.

Сертификат соответствия на систему менеджмента также отменяется, если организация прекращает деятельность в области применения системы менеджмента.

Информация о приостановлении, прекращении, сокращении области действия, отмене действия сертификата соответствия с указанием причин письменно доводится органом по сертификации до сведения организации-заявителя, Госстандарта, отраслевого Министерства или иной вышестоящей организации организации-заявителя, других заинтересованных сторон, а также до уполномоченной организации, ответственной за ведение реестра Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь для актуализации данных в реестре.

Приостановление, сокращение области действия и отмена сертификата соответствия вступает в силу с момента принятия решения Советом.

После уведомления о приостановлении, отмене или сокращении области действия сертификата соответствия организация-заявитель должна прекратить использование знака соответствия, в том числе во всех рекламных материалах, которые содержат какую-либо ссылку на сертифицированный статус.

Использование знака сертифицированной системы менеджмента в имеющейся документации, которая снабжена знаком соответствия, возможно в течение не более 1 месяца с момента вступления в силу решения о приостановлении, отмене и сокращении действия сертификата соответствия.

При запросе любой стороны орган по сертификации указывает статус сертификации системы менеджмента организации-заявителя, будь то приостановление действия, отмена, прекращение действия сертификата соответствия или сокращение области действия сертификата соответствия.

В соответствии с заключаемым между органом по сертификации и организацией-заявителем соглашением, сертификаты соответствия и дубликаты сертификатов соответствия, действие которых отменено, прекращено, сокращено, подлежат возврату в орган по сертификации для погашения методом, позволяющим обеспечить идентификацию их как недействующих.

После погашения сертификаты соответствия и дубликаты сертификатов соответствия возвращаются организации-заявителю.

Орган по сертификации осуществляет общую доступность информации о выдаче, приостановлении или отмене выданных сертификатов соответствия, сертифицированных заказчиках и т.д. в электронном виде, посредством использования программно-аппаратных средств в рамках информационно-поисковой системы «Реестр Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь», и в порядке, установленном ТКП 5.1.10-2012 «Национальная система аккредитации Республики Беларусь. Порядок ведения реестра».

 

Порядок рассмотрения жалоб и апелляций

Прием, оценка и принятие решений по жалобам и апелляциям осуществляется органом по сертификации в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», а также п. 11 ТКП 5.1.05-2012 «Сертификация систем управления. Основные положения».

Обращения, поданные в порядке, установленном Законом, подлежат обязательному приему и регистрации. Отказ в приеме обращений не допускается.

Орган по сертификации осуществляет ведение общего с государственным предприятием «РЦОТ Минтруда и соцзащиты» (далее - РЦОТ) делопроизводства по обращениям, поступившим в орган по сертификации, в соответствии с Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786.

Обращения подаются заявителями в письменной или электронной форме, а также излагаются в устной форме.

Письменные обращения подаются нарочным (курьером), по почте, в ходе личного приема, путем внесения замечаний и (или) предложений в книгузамечаний и предложений.

Письменные обращения юридических лиц должны содержать:

наименование и (или) адрес организации либо должность лица, которым направляется обращение;

полное наименование юридического лица и его место нахождения;

изложение сути обращения;

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения;

личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица.

Замечания и (или) предложения вносятся в книгу замечаний и предложений РЦОТ, в соответствии с формойкниги замечаний и предложений, установленной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285.

Текст обращения должен поддаваться прочтению. Рукописные обращения должны быть написаны четким, разборчивым почерком. Не допускается употребление в обращениях нецензурных либо оскорбительных слов или выражений.

К письменным обращениям, подаваемым представителями заявителей, прилагаются документы, подтверждающие их полномочия.

В обращениях должна содержаться информация о результатах их предыдущего рассмотрения с приложением (при наличии) подтверждающих эту информацию документов.

Заявитель имеет право отозвать свое обращение до рассмотрения его по существу путем подачи соответствующего письменного заявления.

В случае отзыва заявителем своего обращения орган по сертификации прекращает рассмотрение этого обращения по существу и возвращает заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению.

Анонимные обращения, то есть обращения заявителей, в которых не указаны фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина или адрес его места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы), либо наименование юридического лица (полное или сокращенное) или его место нахождения, не подлежат рассмотрению.

Устные обращения излагаются в ходе личного приема у руководителя органа по сертификации. График личного приема и порядок предварительной записи на личный прием устанавливаются руководителем органа по сертификации.

Руководитель органа по сертификации и уполномоченные им должностные лица, обязаны проводить личный прием не реже одного раза в месяц в установленные дни и часы. Информация о времени и месте проведения личного приема, а при наличии предварительной записи на личный прием - о порядке ее осуществления размещается в РЦОТ в общедоступных местах (на информационных стендах, официальном сайте и (или) иным способом).

При временном отсутствии в день личного приема руководителя органа по сертификации личный прием проводит лицо, исполняющее его обязанности. При временном отсутствии в день личного приема иного должностного лица, проводящего личный прием, руководитель РЦОТ обязан обеспечить своевременное и надлежащее выполнение функций временно отсутствующего должностного лица другим должностным лицом организации.

Если на день личного приема приходится государственный праздникили праздничный день, объявленный Президентом Республики Беларусь нерабочим, день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.

При проведении личного приема по решению руководителя РЦОТ могут применяться технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка), о чем заявитель уведомляется до начала личного приема.

Замечания и (или) предложения о деятельности органа по сертификации вносятся в книгузамечаний и предложений РЦОТ.

Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, а также отметка о направленном заявителю ответе вносятся РЦОТ, в книгу замечаний и предложений.

Копия ответа заявителю хранится вместе с книгой замечаний и предложений.

Электронные обращения, поступившие в орган по сертификации, подлежат рассмотрению в порядке, установленном РЦОТ для рассмотрения письменных обращений.

Электронные обращения направляются в РЦОТ, посредством сети «Интернет» на адрес электронной почты, либо размещаются в специальной рубрике на официальном сайте РЦОТ.

Отзыв электронного обращения осуществляется путем подачи письменного заявления либо направления заявления в электронной форме.

На электронные обращения органом по сертификации даются письменные ответы (письменные уведомления) в случаях, если заявитель в своем электронном обращении просит направить письменный ответ (письменное уведомление) либо в электронном обращении отсутствует адрес электронной почты, а также в случае, когда решение о направлении письменного ответа (письменного уведомления) принято руководителем РЦОТ, рассматривающих электронные обращения, или уполномоченным им лицом.

Письменные ответы на письменные обращения, в том числе полученные в ходе личного приема, электронные обращения, замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, подписываются руководителем РЦОТ или уполномоченным им должностными лицами.

Ответы на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, подписываются руководителем РЦОТ или уполномоченным им должностным лицом и остаются в делопроизводстве РЦОТ.

Обращения заявителей, в том числе бумажные копии электронных обращений, после регистрации передаются на рассмотрение руководителю органа по сертификации.

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме.

Копии ответов гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в одно дело и хранятся у должностного лица РЦОТ, ответственного за ведение и хранение книги замечаний и предложений.

В случае поступления в орган по сертификации жалоб, касающихся сертифицированных организаций-заявителей, орган по сертификации проводит сбор и верификацию всей необходимой информации для проверки достоверности жалобы, проводит специальный (внеплановый) аудит.

Если организация-заявитель желает опротестовать решение органа по сертификации по результатам сертификации системы менеджмента или инспекционного контроля, она должна подать письменную жалобу в орган по сертификации не позднее 1 месяца после получения отчета по результатам сертификационного аудита или инспекционного контроля. Подача жалобы не приостанавливает действия принятого решения по сертификации или инспекционному контролю.

Орган по сертификации подтверждает получение жалобы и предоставляет организации-заявителю, подавшей жалобу, отчет о ходе рассмотрения жалобы и ее результатах.

По решению руководителя органа по сертификации, орган по сертификации проводит повторную оценку результативности сертифицированной системы менеджмента организации-заявителя по процедуре проведения внепланового инспекционного контроля. При этом орган по сертификации обеспечивает необходимую конфиденциальность по отношению к предъявителю жалобы и предмету жалобы.

Письменные обращения в орган по сертификации рассматриваются не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее одного месяца.

В случае, если для решения изложенных в обращениях вопросов необходимы совершение определенных действий в сроки, превышающие месячный срок, заявители в пятидневный срок со дня продления срока рассмотрения обращений уведомляются органом по сертификации о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращений по существу.

Для реагирования на жалобы орган по сертификации отслеживает, чтобы персонал, вовлеченный в процесс работы с жалобой, не проводил аудиты и не принимал решения по сертификации организации подавшей жалобу.

Орган по сертификации определяет вместе с организацией и (или) лицом, подавшим жалобу, необходимо ли разглашать предмет жалобы и решение по ней, и если да, то до какой степени.

Оценку и принятие решений по жалобам и апелляциям со стороны заказчиков и других потребителей сертификации и сторон, заинтересованных в сертификации осуществляет Решения по жалобе должны приниматься лицом (ами), ранее не имевшим (ими) отношения к предмету жалобы.

Орган по сертификации несет ответственность за все решения на всех уровнях процесса работы с жалобами.

Подача жалобы от организации-заявителя, ее рассмотрение и принятие решения по ней не должны приводить к каким-либо дискриминирующим действиям в отношении этой организации.

Об окончании процесса рассмотрения жалобы и о принятом решении орган по сертификации письменно уведомляет организацию или лицо, направившее жалобу. Орган по сертификации определяет совместно с организацией и (или) лицом, подавшим жалобу, необходимо ли разглашать предмет жалобы и решение по ней, и если да, то до какой степени.

В случае несогласия с решением Совета организация-заявитель вправе обратиться с апелляцией в Комитет по защите беспристрастности органа по сертификации.

Комитет рассматривает поступившую ему апелляцию и доводит свои решения (рекомендации) по устранению причин появления апелляции до сведения органа по сертификации. При невыполнении органом по сертификации рекомендаций Комитета по защите беспристрастности органа по сертификации, сведения передаются в Национальный орган по аккредитации Республики Беларусь.

При несогласии с решением, принятым органом по сертификации, его действием (бездействием) организация-заявитель, подавшая жалобу, а также другие заинтересованные стороны, вправе обжаловать это решение в Национальном органе по оценке соответствия – Госстандарте Республики Беларусь и Национальном органе по аккредитации Республики Беларусь путем подачи апелляции.